Los atrasos y cancelaciones de los procedimientos en salud suelen ser dos de las principales fuentes de desperdicio operacional. En ocasiones, los prestadores no identifican que esos márgenes de tiempo y recursos que se subutilizan inciden en sus costos fijos o representan grandes oportunidades. Sin embargo, en nuestra experiencia acompañando instituciones médicas a tomar decisiones más eficientes basadas en datos, hemos visto de cerca cómo visualizar y analizar estos escenarios impactó no solo en la productividad del prestador, sino también en el bienestar de su personal y sus pacientes.
En primer lugar, visualizar cómo y cuándo se producen los atrasos y cancelaciones permite entender sus causas e identificar patrones y tendencias para revertirlos. Como decíamos antes, en general, los prestadores consideran que los pequeños márgenes de tiempo inutilizados no impactan de forma significativa en su productividad, dado que se trata de lapsos de tiempo muy cortos en los que ningún otro procedimiento podría llevarse a cabo.
Lo que se suele ignorar es que, si se trabaja con herramientas de agendamiento inteligente como las que ofrece Wúru, y si se estiman los procedimientos de las unidades productivas de forma objetiva y eficiente, la suma de esos márgenes puede significar oportunidades más que interesantes para las instituciones.
De la productividad a la excelencia operacional
Estas oportunidades de aumentar los niveles de productividad generan, a su vez, una cascada de otros beneficios, como la reducción de tiempos de espera de los pacientes para acceder a los servicios que ofrece el prestador. También estimula un mayor bienestar para quienes trabajan en la institución, que pueden desligarse de una buena cantidad de tareas administrativas vinculadas al agendamiento de la unidad productiva.
De la misma forma que los beneficios experimentan un efecto “cascada” mejorando los indicadores de otras unidades productivas, las fricciones tienen consecuencias negativas que se comportan del mismo modo y afectan a otras unidades productivas.
Por ejemplo, cuando se producen situaciones de sobreestimación en un quirófano, se generan espacios ociosos y adelantos en el horario de inicio de los procedimientos consiguientes. Adelantar procedimientos programados conlleva a un sobreesfuerzo operativo que involucra tanto al quirófano como a farmacia, enfermería, medicina interna, bioingeniería y admisión. Al mismo tiempo, estas fricciones perjudican inevitablemente la experiencia y calidad de atención percibida por el paciente.
Cómo analizar atrasos y cancelaciones mejoró la productividad del Sanatorio Agote
A comienzos de 2022, el centro quirúrgico del Sanatorio Agote (Buenos Aires, Argentina), que experimentó una reducción en la disponibilidad de su personal por razones vinculadas al Covid-19 y a la temporada vacacional, utilizó las soluciones de Wúru para gestionar los Atrasos y Cancelaciones. De esta forma, logró anticiparse a desajustes en las citas pautadas, al contar con datos más precisos de su unidad productiva. Además, pudo corroborar en qué línea se identificaban esas tendencias y las razones que las motivaban para corregirlas.
Así, la supervisora de la unidad logró planificar la administración del personal, ajustar la demanda del staff por turno, reasignar los turnos necesarios y anticipar el retraso habitual de los cirujanos agendados. A pesar de contar con la mitad del personal disponible que suele trabajar en el centro quirúrgico, gracias a las soluciones de Wúru, el Sanatorio Agote logró evitar la cancelación de nueve cirugías por día e incorporar dos cirugías más inicialmente agendadas en otra institución.
El impacto económico de gestionar atrasos y cancelaciones
Como se mencionó anteriormente, en ocasiones, las instituciones subestiman el potencial de optimizar los recursos humanos y tangibles en márgenes de tiempo cortos por considerar que su impacto financiero es menor. Sin embargo, la suma de esos márgenes subutilizados que pueden parecer pequeños, suele significar importantes oportunidades de optimización.
Puesto en términos económicos, haber evitado la cancelación de nueve procedimientos significó, en una sola jornada, evitar una pérdida de USD 3000. A su vez, haber podido sumar otras dos cirugías, generó ingresos por alrededor de USD 700.
Si consideramos que escenarios como este, y otras múltiples ineficiencias y oportunidades se repiten a diario en los quirófanos, el trabajo de optimización en la gestión de los mismos puede generar ingresos mayores a los U$D 1.500.000 por año tomando como base una institución de 5 quirófanos.
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